Prozessorientierte Ablage

Vorwort Die Zeiten, in denen die Ablage Sache des Azubi war, sind in Deutschland endgltig v- bei. Sind sie das wirklich? Nach wie vor wird das Thema Ablagestruktur in deutschen Unternehmen mit einer gew- sen Geringschtzung behandelt. Erst in den letzten Jahren ist hier ein leichter Stimmun- wandel festzustellen. Dazu hat sicher die Verbreitung von Qualittsmanagement beigetragen, vor allem in der prozessorientierten Fassung der DIN EN ISO 9001:2000. Zum ersten Mal wurde ein strenger Mastab an die Lenkung von Dokumenten angelegt und deutlich gemacht, dass zur Beherrschung von Prozessen auch ein durchdachtes und in der Unternehmenskultur verankertes Dokumentenmanagement gehrt. Allerdings beschrnkten sich die expliziten Forderungen der DIN 9001:2000 auf die fr das Qualittsmanagementsystem erforderlichen Dokumente (Abschnitt 5.5.6). Daraus resulti- ten in vielen Unternehmen Insellsungen fr die QM-Dokumentationen, whrend der groe Rest der normalen Schriftstcke nach althergebrachter Weise das heit ohne untern- mensweit definierte Struktur verwaltet wurde. Die im Dezember 2002 verffentlichte Norm DIN ISO 15489 Schriftgutverwaltung setzte dieser knstlichen Trennung ein Ende. Sie bezog sich von vornherein auf die Gesamtheit der Dokumente einer Organisation, unabhngig von ihrem konkreten Gegenstand und von ihrer Form in Papier, auf elektronischen Massentrgern, als Mikrofiche, Bild oder Tontrger. Und sie machte unmissverstndlich klar, dass Schriftgutverwaltung eine Fhrungsaufgabe ist und die Festlegung der entsprechenden Grundstze, Regeln und Zielvorgaben zur Kernverantw- tung des Managements gehrt.